Statut stowarzyszenia Polonia Chesterfield

Polonia Chesterfield association's constitution

1.            Polonia  Chesterfield in Chesterfield


1.1         The name of the organisation shall be known as  Polonia Chesterfield hereafter referred to as the Organisation.


2.            Objectives


Our overall aims are:


a)            to help the people who have migrated from Poland and Eastern Europe  and are currently living within the Chesterfield  area to integrate into local community

b)            to educate local communities about Polish culture and promote Polish language, culture and traditions

c)            to educate its members and the general public based on all of the above

d)            to secure the preservation, protection, development and improvement of all of the above

e)            to work in the area of Polish culture, history and heritage

f)            to work in any other area that Organisation/Committee feels will help the Polish Community


This should be done by the following:


♦           providing information and when possible direct services and support on education, employment, family support, housing, social and healthcare system etc. 

♦             Supporting local groups and organisations

♦             Recruiting, selecting, training and supporting volunteers to carry out the objectives of the Organisation





3.            Powers


In furtherance of the above objects, the Group may:


3.1         Employ and pay any person or persons to manage co-ordinate, organise and carry out the work of the Organisation.


3.2         Engage and pay fees to professional technical advisors to assist in the work of the Organisation or provide training to management committee members, staff and volunteers.


3.3         Repay reasonable and agreed out-of-pocket expenses to volunteers, staff and management committee members incurred in carrying out the work of the Organisation or attending training or meetings arranged by the Organisation where resources permit.


3.4         Purchase, take on lease or exchange, hire or otherwise acquire property or assets of the Organisation.


3.5         Make regulations for the management of any property.


3.6         Enter into contract with any individual, statutory, voluntary or community organisation to provide services, support and training and authorise a member of the Management Committee or senior member of staff to negotiate and act on behalf of the Organisation within the terms of reference determined by the Organisation.


3.7         Establish sub-committees or working parties to consider, develop, promote or review the policies, practices and work of the Organisation or as considered necessary with powers and terms of reference as determined by the Organisation. The membership of each sub-committee or working group must include at least one member of the management committee.


3.8         Bring together in conference, and liaise with government departments, statutory, voluntary and community organisations and individuals.


3.9         Take out membership of such organisation as are considered to be in the interest of and compatible with the objectives of the Organisation.


3.10       Promote and carry out or assist in promoting and carrying out research, surveys and investigations and where considered appropriate publish the results.


3.11       Arrange and provide for, or join in arranging and providing for, the holding of exhibitions, meetings, seminars and training courses.


3.12       Raise funds and invite and receive contributions from any person or persons or through organising social activities or street collections from time-to-time.


3.13       The Management Committee shall have the power to adopt and review standing orders for the Management Committee and any Sub-Committees or Working Parties.





4.            Management


4.1         Management works on the voluntary basis with no salaries being paid.


4.2         Management Committee shall be elected at the Annual General Meeting of the Organisation by members eligible to vote.


4.3         The Management Committee shall comprise of the following:


a)            Office-bearers: Chairman, Vice Chairman, Secretary, Treasurer and two board members


4.4         Any Office-Bearer or committee member wishing to resign should do so in writing to the Secretary of the Organisation. The Committee shall seek to fill any vacancy, which occurs, from the membership of the Organisation.


4.5         While every effort will be made to assist and support individual members of the Management Committee to participate fully, if a Committee member does not attend three consecutive Management Committee meetings, he/she will be asked to consider his/her position on the Committee.


4.6         The Management Committee shall have the power to co-opt up to two individuals at any time to provide particular skills or experience which in the view of the Committee will assist the Organisation to meet it's objectives. Co¬-opted members will not have the right to vote.


4.7         The Management Committee will be responsible for:


a)            Ensuring the organisation carries out its business according to:


-              The Constitution;

-              The policies of the organisation - in particular, health and safety, confidentiality, equal opportunities and volunteering; and,

-              Good practice


b)            Establishing, developing and reviewing the policies of the Organisation, setting strategic objectives and priorities and agreeing development plans to ensure these are met.


c)            Providing direction, support and management to staff and volunteers in carrying out the work of the Organisation and implementing policy.


d)            Providing information on the work, policies and plans of the organisation and communicating these to staff, volunteers, service ¬users, carers funders and the wider community.


e)            Ensuring the involvement of all members of the organisation, staff, volunteers and the people using services in the review, evaluation and development of existing services and new initiatives using a variety of appropriate methods.





f)            Meeting its legal undertakings and statutory obligations with respect to:


♦             Contracts of Employment and Employment Legislation

♦             Health and Safety at Work 1974 Act and other Health and Safety


♦             Insurance requirements

♦             Equal Opportunities legislation

♦             Financial Record-keeping and information, income tax, national insurance and VAT, fundraising and grants

♦             Work done by the Organisation under a service agreement or contact


4.8         Management Committee Meetings will take place at least bi-monthly at a time and place suitable to the membership of the Committee. If additional Meetings are required, members will be given at least five days notice.


4.9         A quorum shall be three of the full membership of the Committee for a meeting to proceed and minutes of  every Management Committee meeting, sub-group or working party meeting shall be recorded by the Minute Secretary or other nominated person and circulated to each member of the Committee or working party for consideration prior to the following meeting.






5.            Annual General Meeting


5.1         The Annual Meeting of the Organisation will normally be held once a year. The Committee will present a report of the year's activities: The. Treasurer shall present an audited financial report and balance sheet for the year ending to December 31st     


5.2         Half of the Management Committee Office-bearers and members will retire at the Annual General Meeting and will be eligible for re-election. Co-opted members will stand down at the first Annual General Meeting since their co-option, and will be eligible for re-election at the Annual General Meeting.


5.3         Half of the Management Committee for the following year shall be elected at this meeting.


5.4         Voting at all meetings shall be by show of voting card which will be provided to members eligible to vote before the meeting commences.



6.            Auditors


The accounts will be audited in April of each year.


7.            Finance


7.1         The Treasurer will ensure the Organisation's funds are used In accordance with the constitution and Committee decisions, oversee the financial record keeping, contract negotiations, fundraising and present monthly reports to the Committee on all accounts of the Organisation.


7.2         All money raised by or on behalf of the Organisation shall be applied to further the objectives of the Organisation and for no other purpose.


7.3         The Organisation shall hold  current and  account with a local bank or building society as determined by the Committee. The Management Committee shall

 authorise in writing the following office-bearers as signatories to the bank accounts:


Chairman, Treasurer and one other 


All cheques must be signed by not less than two signatories.


8.            Alterations to the Constitution


Alterations to the Constitution can only be made at an Annual General Meeting or General Meeting held for that purpose and when at least seven days notice has been given to members. At that meeting a two-thirds majority of members present and eligible to vote will be required before an alteration can be approved.


10.         Membership


10.1       All individuals who have expressed interest in joining Polonia Chesterfield and are willing to help with achieving its goals shall be full members of the Organisation.


10.2       Members who have not been active as a volunteer in the six months prior to the AGM will not be eligible to vote or be elected to the Management Committee.


10.3       Annual membership fee off £10 will be charged.







11.         Dissolution


The Organisation may be dissolved at any time by a resolution passed by a simple majority of members eligible to vote at that meeting. Such a meeting may give instruction for the disposal of any assets held by, or in the name of the Organisation. If any property remains after the satisfaction of all debts and liabilities, this may not be paid to or distributed among the members of the Organisation. Such property shall be given or transferred to any charitable institution(s) with similar aims to those of the Organisation.




12. Committee members: 



Vice Chairman     



Board member    

Board member   


Statut stowarzyszenia Polonia Chesterfield

1.Polonia Chesterfield w mieście Chesterfield

1.1 Stowarzyszenie nosi nazwę Polonia Chesterfield, w dalszych postanowieniach statutu zwane Organizacją.

2. Cele

Celem Organizacji jest:

a) pomoc w integracji z lokalną społecznością osobom, które wyemigrowały z Polski i Europy Wschodniej i obecnie mieszkają na terenie Chesterfield,

b) edukowanie społeczności lokalnych w zakresie kultury polskiej oraz promocja polskiego języka, kultury i tradycji,

c) edukowanie swoich członków i ogółu społeczeństwa w oparciu o wszystkie powyższe,

d) zapewnienie zachowania, ochrony, rozwoju i poprawy wszystkich powyższych,

e) działalność w obszarze kultury, historii i dziedzictwa polskiego,

f) działalność w każdej innej dziedzinie, która w ocenie Organizacji może pomóc wspólnocie polskiej.

Powyższe cele powinny być realizowane poprzez:

- udzielanie informacji oraz, w miarę możliwości, bezpośrednich usług i wsparcia w zakresie edukacji, zatrudnienia, wsparcia rodzin, mieszkalnictwa, systemu socjalnego, opieki zdrowotnej itp.

- wspieranie lokalnych grup i organizacji,

- rekrutację, selekcję, szkolenia i wsparcie wolontariuszy w realizacji celów Organizacji.



3. Uprawnienia

Realizując powyższe cele, grupa może:

3.1 Zatrudniać i opłacać jakąkolwiek osobę lub osoby do zarządzania, koordynowania, organizowania i wykonywania pracy na rzecz Organizacji.

3.2 Zaangażować i opłacać profesjonalnych doradców w celu pomocy w pracy Organizacji lub zapewnienia szkoleń członkom komitetu zarządzającego, personelowi i wolontariuszom.

3.3 Pokryć koszty uzasadnionych i uzgodnionych wydatków bieżących wolontariuszom, personelowi i członkom komitetu zarządzającego poniesionych w związku z wykonywaniem pracy na rzecz Organizacji lub uczestnictwem w szkoleniach lub spotkaniach organizowanych przez Organizację, o ile pozwalają na to środki.

3.4 Dokonać zakupu, dzierżawy, zamiany, wynajmu lub innego sposobu nabycia mienia na rzecz Organizacji.

3.5 Ustanawiać przepisy dotyczące zarządzania mieniem Organizacji.

3.6 Zawierać umowy z jakąkolwiek organizacją, stowarzyszeniem, organizacją charytatywną lub społeczną w celu świadczenia usług, wsparcia i szkoleń oraz upoważniać członków komitetu zarządzającego lub starszych członków organizacji do negocjowania i działania w imieniu Organizacji w zakresie uprawnień określonych przez Organizację.

3.7 Ustanawiać podkomitety lub grupy robocze w celu rozpatrywania, rozwijania, promowania lub przeglądu polityki, praktyk i prac Organizacji zgodnie z uchwałami i statutem Stowarzyszenia. W skład każdego podkomitetu lub grupy roboczej musi wchodzić co najmniej jeden członek komitetu zarządzającego.

3.8 Organizować konferencje i współpracować z organizacjami rządowymi, stowarzyszeniami, organizacjami charytatywnymi i społecznymi oraz osobami prywatnymi.

3.9 Członkostwo w takiej organizacji, którą uważa się za leżącą w interesie i zgodną z celami Organizacji.

3.10 Promować, prowadzić lub pomagać w promowaniu i przeprowadzaniu badań, ankiet i dochodzeń oraz publikować wyniki, jeśli zostanie to uznane za stosowne.

3.11 Organizować lub pomagać w organizowaniu wystaw, spotkań, seminariów i szkoleń.
3.12 Zbierać fundusze i przyjmować datki od osoby lub osób poprzez organizowanie akcji społecznych lub zbiórek ulicznych.

3.13 Zarząd jest uprawniony do uchwalania i przeglądu wcześniejszych uchwał własnych oraz wuchwał szelkich podkomitetów lub grup roboczych.

4. Władze Stowarzyszenia

4.1 Zarząd pracuje na zasadzie wolontariatu, bez wynagrodzenia.

4.2 Zarząd jest wybierany na dorocznym walnym zgromadzeniu Organizacji przez członków uprawnionych do głosowania.

4.3 W skład Zarządu wchodzą:

a) Osoby pełniące urząd: przewodniczący, wiceprzewodniczący, sekretarz, skarbnik i dwóch członków zarządu.

4.4 Każdy członek Zarządu, który pragnie złożyć rezygnację, powinien to zrobić na piśmie do sekretarza organizacji. Zarząd bedzie szukał kandydata do obsadzenia wakatu wsród członków Organizacji.

4.5 Czlonkowie Zarządu powinni dołożyć wszelkich staran aby uczestniczyć w spotkaniach Organizacji. Jeśli członek Zarządu nie weźmie udziału w trzech kolejnych posiedzeniach Zarządu, zostanie poproszony o rozważenie swojego stanowiska w Organizacji.

4.6 Zarząd ma prawo dokooptować do dwóch osób w dowolnym czasie w celu zapewnienia szczególnych umiejętności lub doświadczenia, które w opinii komitetu pomogą Organizacji w osiągnięciu jej celów. Dokooptowani czlonkowie nie będą mieli prawa głosu.

4.7 Zarząd jest odpowiedzialny za:

a) Zapewnienie prowadzenia dzialalnosci Organizacji zgodnie z:

- Statutem;

- przepisami Organizacji – w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, poufności, równości szans i wolontariatu,

- dobrą praktyką

b) Ustanawianie, rozwijanie i przegląd przepisow Organizacji, ustalanie  celów strategicznych i priorytetów oraz uzgadnianie planów rozwoju w celu zapewnienia ich realizacji,

c) Zapewnianie przewodnictwa, wsparcia i kierownictwa personelowi i wolontariuszom w wykonywaniu pracy na rzecz Organizacji i wdrażaniu przepisow Organizacji,

d) Zbieranie i przekazywanie informacji na temat pracy, przepisow i planów Organizacji ich czlonkom, wolontariuszom, sponsorom i szerszej społeczności,

e) Zapewnienie zaangażowania wszystkich członków organizacji, pracowników, wolontariuszy i osób korzystających z usług Organizacji w przegląd, ocenę i rozwój istniejących usług i nowych inicjatyw przy użyciu różnych dostepnych metod,

f) Wypełnianie zobowiązań prawnych i obowiązków ustawowych w zakresie:

- umowy o pracę i ustawodawstwo pracy

- ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy z 1974 r. oraz innych przepisow dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy

- wymogów ubezpieczeniowych

 - przepisów dotyczących równości szans

- prowadzenia dokumentacji i informacji finansowej, odprowadzanie podatku dochodowego, oplacenie ubezpieczenienia społecznego i VAT, pozyskiwanie funduszy i dotacji

- pracy wykonywanej przez Organizację na podstawie umowy o świadczenie usług lub innej.

4.8 Posiedzenia Zarządu odbywać się będą co najmniej dwa razy w miesiącu w czasie i miejscu odpowiednim dla członków Zarzadu. Jeśli wymagane są dodatkowe spotkania, członkowie zostaną powiadomieni z co najmniej pięciodniowym wyprzedzeniem.

4.9 Aby posiedzenie mogło się odbyć, wymagana jest obecność przynajmniej 3 członków Zarzadu, a protokół z każdego posiedzenia komitetu zarządzającego, podgrupy lub posiedzenia grupy roboczej jest sporządzany przez sekretarza lub inną wyznaczoną osobę i przekazywany wszystkim członkom komitetu lub grupy roboczej do rozpatrzenia przed następnym posiedzeniem.


5. Doroczne zwyczajne walne zgromadzenie

5.1 Doroczne zgromadzenie organizacji odbywa się zazwyczaj raz w roku. Zarząd przedstawia sprawozdanie z działalności organizacji; skarbnik przedstawia sprawozdanie finansowe i bilans za rok kończący się 31 grudnia.

5.2 Połowa członków Zarządu zrezygnuje ze stanowiska podczas walnego zgromadzenia i będzie mogła zostać ponownie wybrana. Dokooptowani członkowie ustąpią ze stanowiska na pierwszym dorocznym walnym zgromadzeniu od czasu ich kooptacji i będą mogli zostać ponownie wybrani na walnym zgromadzeniu.

5.3 Na dorocznym walnym zgromadzeniu wybiera się połowę Zarądu na następny rok.

5.4 Głosowanie na wszystkich posiedzeniach odbywa się za okazaniem karty do głosowania, która zostanie przekazana członkom uprawnionym do głosowania przed rozpoczęciem posiedzenia.

6. Audyt

Sprawozdania finansowe będą poddawane kontroli w kwietniu każdego roku.

7. Finanse

7.1 Skarbnik dopilnuje, aby fundusze organizacji były wykorzystywane zgodnie ze statutem i decyzjami komitetu, nadzoruje prowadzenie dokumentacji finansowej, negocjacje umów, pozyskiwanie funduszy i przedstawia komitetowi comiesięczne sprawozdania ze wszystkich rachunków organizacji.

7.2 Wszystkie środki pieniężne zebrane przez organizację lub w jej imieniu są przeznaczane na realizację celów Organizacji i nie są przeznaczone na żadne inne cele.

7.3 Organizacja musi prowadzić rachunek bieżący w lokalnym banku lub instytucji finansowej zatwierdzonej przez komitet. Zarząd powinien upoważnić na piśmie następujące osoby jako sygnatariuszy rachunków bankowych:

przewodniczący, skarbnik i jeszcze jeden

Wszystkie czeki muszą być podpisane przez co najmniej dwóch sygnatariuszy.

8. Zmiany w statucie

Zmiany w statucie mogą być dokonywane tylko na zwyczajnym walnym zgromadzeniu lub walnym zgromadzeniu zwołanym w tym celu i po powiadomieniu członków z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem. Na tym posiedzeniu wymagana będzie większość dwóch trzecich głosów członków obecnych i uprawnionych do głosowania, zanim zmiana zostanie zatwierdzona.

10. Członkostwo

10.1 Wszystkie osoby, które wyraziły zainteresowanie wstąpieniem do Polonii Chesterfield i są chętne do pomocy w realizacji jej celów, są pełnoprawnymi członkami Organizacji.

10.2 Członkowie, którzy nie byli aktywni jako wolontariusze w ciągu sześciu miesięcy poprzedzających walne zgromadzenie, nie będą uprawnieni do głosowania ani wyboru do Zarządu.

10.3 Roczna opłata członkowska wynosi 10 GBP od osoby.

11. Rozwiązanie
Organizacja może zostać rozwiązana w dowolnym  czasie w drodze uchwały podjętej zwykłą większością głosów członków uprawnionych do głosowania na posiedzeniu. Na takim posiedzeniu można wydać instrukcje dotyczące rozporządzania wszelkimi aktywami posiadanymi przez Organizację lub w jej imieniu. Jeżeli po uregulowaniu wszystkich długów i zobowiązań pozostanie jakikolwiek majątek, nie może on zostać wypłacony ani podzielony między członków Organizacji. Mienie takie jest przekazywane wszelkim instytucjom charytatywnym o celach podobnych do celów organizacji.


12. Członkowie Zarządu:





Członek Zarządu 

Członek Zarządu


We need your consent to load the translations

We use a third-party service to translate the website content that may collect data about your activity. Please review the details in the privacy policy and accept the service to view the translations.